英語学習の極意

英語の電話会議に初心者が準備するべきこと3選

英語の電話会議に初心者が準備するべきこと3選

明日英語会議に出てくれと言われたのだけど、どうしよ。
初めての英語会議で何をしたらいいか全くわからないよ~~~

コロナ禍によって、リモート会議が増えてませんか?

海外とリアルタイムでつながることで、会議も今後増えていきます

急に、英語会議に参加することが決まったら、何をするかイメージできるでしょうか?

私はアタフタするか、会議中あうあうした苦い経験があります。

心にダメージを追うので、今回の記事は

そんなあなたに英語の電話会議に向けて準備すること3選を紹介します

本記事で解決する悩み

  • 英語の会議を安心して迎えるための準備
  • 英語の会議が終わった絶望しない工夫

を紹介します

想定している英語のレベルは

想定する英語レベル

  • 英語はほとんど仕事で使わないエンジニア向け
  • TOEIC点数でいうと、 500点前後の方

向けのレベルです。

記事の信憑性についてですが、わたし自身メーカーエンジニアとして勤務しており

アメリカ、中国、ヨーロッパなどの関連会社との会議を月1回ほどやっています。
中国語や英語の会議で実践している内容であります。

英語の電話会議に初心者が準備するべきこと3選

英語の電話会議に初心者が準備するべきこと3選

英語の電話会議で初心者が準備することは3つです

やるべきこと3選

  • 会議の目的・ゴールを確認する
  • 目的に従い議事録のテンプレートを作成する
  • 会議するシステムで録音、文字起こしの準備をする

それぞれ解説していきます

会議の目的・ゴールを確認する

最初に実施することは、会議の目的・ゴールの確認です。

会議の目的・ゴールの確認は参加する日本人メンバーと行いましょう

なぜなら、日本人メンバーで認識を合わせておくと、フォローしてくれるからです。

具体的には、次の項目で紹介する会議の議事録テンプレートに従い、

目標とゴールを合わせて、会議の進め方を根回ししておくとよいです。

日本人側で意見が異なると修正がより難しくなるので、

まず日本人で認識を合わせたほうが、無駄になりません。

わたしが普段やっているのは、以下のステップです

海外とMTGするときのステップ

  1. 営業と開発で会議の目的・目次を合意を得る
  2. 開発内で目次について具体的に何を行うか合意を得る
  3. 会議設定を行う

わたしはエンジニアなので、営業側のメンバーに根回しをして、

開発側の根回しと2段階で根回しをして進めています。

目的に従い議事録のテンプレートを作成する

目的を決めたら、目的を達成するためにどのように話をしていくか決めましょう

議事録テンプレート

  1. 開催日時、場所
  2. 出席者
  3. 共有資料
  4. Agenda
  5. 結論
  6. アクションアイテム

です。テンプレートの中で重要な点は

結論とAgendaです。

会議で持っていきたい結論とその流れが達成できるAgendaを用意しましょう

なぜなら、結論とAgendaは会議において地図の役割になります。

目的地に従って、どう進むかを明確にすることで会議が発散しないという効果があります。

結論とAgendaをの具体的な作り方です。例えば、仕様AからBに変えたいという合意を得る場合

具体例

  • 結論:仕様Aから仕様Bに変更することは合意された
  • 理由:Bにしたほうがユーザーにとって使いやすい
  • 具体例:使いやすい具体的なポイントを説明する
        (仕様Aと仕様Bにした場合のデモを見せるなど)
         →Agendaになります
  • 結論:最後念押し

海外との会議で重要なポイントは、理由と具体例を複数用意することです。

なぜなら、コミュニケーション手段がそもそも違うからです。

海外では、相手のなぜ?知ることでお互いのコミュニケーションが成り立っています。

なぜ?に答えることで相手の理解が進むため、理由と具体例を作りこむことが重要となります。

会議するシステムで録音、文字起こしの準備をする

最後に紹介する準備は、録音、文字起こしの準備です。

会議の録画、録音

TeamsやZoomなど使用しているシステムで異なるので、関連記事を紹介します

https://xtech.nikkei.com/atcl/nxt/column/18/01331/060800007/

わたしは普段Teamsを使用しており、録画機能はよく利用しています。

対面の会議と異なり記録として残すことが可能なので、言った言わない問題にも対応可能です

控えめに言ってWeb会議便利ですよ

会議の文字起こし

英語の聞き取り、意味理解において、現在AIの技術によって便利に進化しています。

今回は聞き取り、意味理解をするための方法を2つ紹介します。

私は、聞き取りをする際は、otter AIを使用しています。

Otter AIはAIの技術を使い文章の聞き取り、話者の特定を自動で行ってくれるツールです。

https://otter.ai/

具体的には以下のように使っています。NHKワールドを録音した際の画面です

この文章をDeepLのような、翻訳ツールに入れましょう

https://www.deepl.com/home

NHKワールドジャパンのニュース記事ですが、内容が理解できるかと思います。

PCがあれば、ここまでの作業を瞬時にできる環境を入れておくことで、

いきなり英語の会議が入っても対応可能となります。

長期的な解決策はスピーキング力の向上

コロナによる在宅勤務により、Web会議が増えました

英語の会議も今後行いやすくなり、増えると想定できます。

海外に行くのではなく、オンラインで身近につながることが増えると思うので、

今のうちから会話のトレーニングを積みましょう

trainingに最適な手段はオンライン英会話です

なぜなら、オンライン英会話は朝5時からでもできるし、何より移動する必要がないからです。

具体的には1日30分毎日朝デイリーニュースといった身近な話題で話す訓練をしましょう。

オンライン英会話は各社ありますが、1日の回数無制限であるネイティブキャンプがよいです。

なぜなら、知らない人と話す訓練を何度もできるからです。

私は過去海外出張に行く準備をしていたころは、

朝5時から2コマ入れていたり、休みの日は5コマ朝と夕方に入れてやっていました。

何回もできるというのは短期決戦で終わらせたい人はよいと思います。

値段もお手頃なので、興味のある方はリンク先から無料体験をして、

どんな感じか体験してみることをおすすめします。

月額6,480円でレッスンが24時間受け放題!

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ken

ブロガー【経歴】 1部上場企業で働くサラリーマン 朝活継続4年で成し遂げたこと  ・TOEIC 400点アップ  ・リングフィットアドベンチャー:継続3か月  ・FITBOXING継続4か月  ・プログラミング 素人→Paiza ランクBクリア  ・読書数百冊 など。朝活で挫折することを成し遂げてきました。 ▶︎ ken Blog ▶︎子供3人育児、仕事をこなしつつ、成長してきた  秘訣を紹介していきます ● 英語学習、ビジネス、ダイエットが好きです ● 大分県出身の30代

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